Polisi Pryderon a Chwynion

Gwynedd Council

RHAGAIR

Mae Cwmni Byw’n Iach.cyf wedi ymrwymo i ddelio’n effeithiol ag unrhyw bryderon neu gwynion sydd gennych am ein gwasanaethau. Ein nod yw egluro unrhyw faterion nad ydych yn sicr yn eu cylch. Os yw’n bosibl, byddwn yn cywiro unrhyw gamgymeriadau yr ydym efallai wedi’u gwneud. Byddwn yn darparu unrhyw wasanaeth y mae gennych hawl iddo nad ydym wedi’i roi cyn hyn. Os ydym wedi gwneud rhywbeth yn anghywir, byddwn yn ymddiheuro ac os yw’n bosibl byddwn yn ceisio gwneud iawn am hynny. Rydym hefyd yn ceisio dysgu o’n camgymeriadau ac yn defnyddio’r wybodaeth a gawn i wella ein gwasanaethau.

Pryd y dylid defnyddio’r polisi hwn?

Pan fyddwch yn mynegi eich pryderon neu’ch cwyn wrthym, byddwn fel arfer yn ymateb yn y ffordd sy’n cael ei disgrifio isod. Weithiau, efallai y byddwch yn pryderu am faterion nad ni sy’n penderfynu arnynt a byddwn yn rhoi gwybod i chi wedyn sut mae gwneud eich pryderon yn hysbys.

Nid yw’r polisi hwn yn berthnasol os yw’r mater yn ymwneud â Rhyddid Gwybodaeth neu Ddiogelu Data. Dan yr amgylchiadau hyn, dylech gysylltu â:

Rheolwr Gyfarwyddwr Byw’n Iach,
Stryd y Castell
Caernarfon LL55 1SE
neu e-bostio cyswllt@bywniach.cymru

Ydych chi wedi gofyn i ni eto?

Os ydych yn cysylltu â ni am ein gwasanaeth am y tro cyntaf (e.e. yn rhoi gwybod am broblem gydag un o’n cyfleusterau neu wasanaethau), nid yw’r polisi hwn yn berthnasol. Dylech roi cyfle i ni yn gyntaf i ymateb i’ch cais. Os gwnewch chi gais am wasanaeth ac nad ydych wedyn yn hapus â’n hymateb, gallwch roi gwybod am eich pryder yn y ffordd sy’n cael ei ddisgrifio isod.

Datrys anffurfiol

Os yw’n bosibl, credwn ei bod yn well delio â phethau ar unwaith yn hytrach na cheisio’u datrys yn ddiweddarach. Os oes gennych bryder, codwch ef gyda’r sawl yr ydych yn delio ag ef. Bydd ef neu hi yn ceisio datrys y mater i chi yn y fan a’r lle. Os oes gwersi i’w dysgu o roi sylw i’ch pryder, bydd yr aelod staff yn eu dwyn i sylw ei Rheolwr. Os na all yr aelod staff helpu, bydd yn egluro pam, a gallwch chi wedyn ofyn am ymchwiliad ffurfiol.

Sut mae mynegi pryder neu gŵyn yn ffurfiol

Gallwch fynegi’ch cwyn mewn unrhyw un o’r ffyrdd isod :-

  • Gallwch ofyn i’r sawl yr ydych mewn cysylltiad ag ef yn barod am gopi o’n ffurflen. Dywedwch wrtho eich bod am i ni ddelio â’ch pryder yn ffurfiol.
  • Gallwch gysylltu â’n pwynt cyswllt canolog i gwynion ar rif ffôn 01286 679202 os hoffech gwyno dros y ffôn. Gallwch ddefnyddio’r Ffurflen Cwynion Byw’n Iach
  • Gallwch anfon e-bost atom at cyswllt@bywniach.cymru
  • Gallwch ysgrifennu llythyr i ni a’i anfon i’r cyfeiriad canlynol :

Cwmni Byw’n Iach.cyf
Stryd y Castell
Caernarfon
Gwynedd LL55 1SE

Ein nod yw bod ffurflenni mynegi pryder a chwyno ar gael ym mhob un o’n canolfannau. Mae copïau o’r polisi hwn a’r ffurflen gwyno ar gael yn y Gymraeg a’r Saesneg. Am gopïau mewn print bras cysylltwch â’r cwmni yn y cyfeiriad uchod.

Delio â’ch pryder.

  • Byddwn yn cydnabod eich pryder yn ffurfiol o fewn 5 diwrnod gwaith ac yna rhoi gwybod i chi sut y bwriadwn ymdrin ag ef.
  • Byddwn yn gofyn i chi ddweud wrthym sut yr hoffech i ni gyfathrebu â chi ac yn gweld a oes gennych unrhyw ofynion penodol – er enghraifft, os oes gennych anabledd.
  • Byddwn yn delio â’ch pryder mewn ffordd agored a gonest.
  • Byddwn yn gwneud yn siŵr na fyddwch yn wynebu anfantais wrth ddelio â ni yn y dyfodol am eich bod wedi mynegi pryder neu wneud cwyn.

Fel arfer, dim ond os dywedwch wrthym am eich pryderon o fewn 6 mis y byddwn yn gallu edrych arnynt. Y rheswm am hyn yw ei bod yn well ymchwilio i’ch pryderon tra mae’r materion yn dal yn fyw ym meddwl pawb.

O dan amgylchiadau eithriadol, efallai y gallwn edrych ar bryderon sy’n cael eu dwyn i’n sylw yn ddiweddarach na hyn. Fodd bynnag, bydd rhaid i chi roi rhesymau cryf i ni pam nad ydych wedi gallu dwyn eich pryder i’n sylw yn gynharach a bydd angen i ni gael gwybodaeth ddigonol am y mater i’n galluogi i’w ystyried yn briodol. (Sut bynnag, waeth beth yw’r amgylchiadau, ni fyddwn yn ystyried unrhyw bryderon am faterion a ddigwyddodd dros dair blynedd yn ôl).

Os ydych yn mynegi pryder ar ran rhywun arall, bydd angen eu cytundeb nhw arnom i chi weithredu ar eu rhan.

Ymchwilio.

Byddwn yn dweud wrthych pwy yr ydym wedi gofyn iddo ymchwilio i’ch pryder neu gŵyn.

Byddwn yn cyflwyno i chi ein dealltwriaeth ni o’ch pryderon ac yn gofyn i chi gadarnhau ein bod wedi deall yn iawn. Byddwn hefyd yn gofyn i chi ddweud wrthym ba ganlyniad yr ydych yn gobeithio’i gael.

Os oes ateb syml i’ch problem, efallai y byddwn yn gofyn i chi a ydych yn hapus i dderbyn hwnnw. Er enghraifft, lle’r ydych wedi gofyn am wasanaeth a’n bod yn gweld ar unwaith y dylech fod wedi’i gael, byddwn yn cynnig darparu’r gwasanaeth yn hytrach nag ymchwilio a chynhyrchu adroddiad.

Byddwn yn ceisio datrys pryderon mor gyflym â phosibl a byddwn yn disgwyl delio â’r mwyafrif helaeth o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw eich cwyn yn fwy cymhleth, byddwn yn :

  • rhoi gwybod i chi o fewn y cyfnod hwn pam y credwn y gallai gymryd mwy amser i ymchwilio;
  • dweud wrthych faint o amser yr ydym yn disgwyl iddo ei gymryd;
  • rhoi gwybod i chi pa mor bell yr ydym wedi mynd gyda’r ymchwiliad, ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chwi yn rheolaidd, yn cynnwys dweud wrthych a fydd unrhyw ddatblygiadau yn debygol o newid ein hamcangyfrif gwreiddiol.

Bydd y sawl sy’n ymchwilio i’ch pryderon yn ceisio sefydlu’r ffeithiau yn gyntaf. Bydd hyd a lled yr ymchwiliad hwn yn dibynnu ar ba mor gymhleth a difrifol yw’r materion yr ydych wedi’u codi. Mewn achosion cymhleth, byddwn yn llunio cynllun ymchwilio. Mewn rhai achosion, efallai y gofynnwn am gael cwrdd â chi i drafod eich pryderon. Weithiau, efallai y byddwn yn awgrymu cyfryngu neu ddull arall i geisio datrys anghydfod. Byddwn yn edrych ar dystiolaeth berthnasol. Gallai hyn gynnwys ffeiliau, nodiadau o sgyrsiau, llythyron, negeseuon e-bost neu beth bynnag a fydd yn berthnasol i’ch pryder neilltuol chi. Os bydd rhaid, byddwn yn siarad â’r staff neu eraill sy’n gysylltiedig â’r mater ac yn edrych ar ein polisïau ac ar unrhyw hawl gyfreithiol a chanllawiau.

Y Canlyniad

Os byddwn yn ymchwilio yn ffurfiol i’ch cwyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi beth yr ydym wedi ei ganfod drwy ddull cyfathrebu yr ydych yn ei ffafrio. Gallai hyn fod drwy lythyr neu e-bost, er enghraifft. Os bydd rhaid, byddwn yn cynhyrchu adroddiad hwy. Byddwn yn egluro sut a pham y daethom i’n casgliadau.

Os canfyddwn mai ni oedd ar fai, byddwn yn dweud wrthych beth a ddigwyddodd a pham. Byddwn yn dangos sut yr effeithiodd y camgymeriad arnoch chi. Os canfyddwn fod diffyg yn ein systemau neu’r ffordd yr ydym yn gwneud pethau, byddwn yn dweud wrthych beth yw’r diffyg hwnnw a sut y bwriadwn newid pethau i’w rwystro rhag digwydd eto. Os oeddem ni ar fai, byddwn bob amser yn ymddiheuro.

Gweithio i Wella.

Os nad ydym wedi darparu gwasanaeth y dylech fod wedi’i gael, byddwn yn ceisio’i ddarparu yn awr os yw hynny’n bosibl. Os ydym wedi methu â gwneud rhywbeth yn dda, byddwn yn ceisio cywiro hynny.

Dysgu gwersi

Rydym yn cymryd eich pryderon a’ch cwynion o ddifri ac yn ceisio dysgu o unrhyw gamgymeriadau yr ydym wedi’u gwneud. Mae ein Tîm rheoli yn ystyried crynodeb o’r holl gwynion yn rheolaidd yn ogystal â manylion unrhyw gwynion difrifol. Mae ein Bwrdd hefyd yn ystyried ein hymateb i gwynion yn rheolaidd.

Lle mae angen newid, byddwn yn datblygu cynllun gweithredu sy’n nodi’r hyn y byddwn yn ei wneud, pwy fydd yn ei wneud ac erbyn pryd y bwriadwn ei wneud. Byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fydd newidiadau a addawyd gennym wedi cael eu gwneud.

Beth os oes angen help arnaf

Bydd ein staff yn ceisio’ch helpu i wneud eich pryderon yn hysbys i ni. Os oes angen cymorth ychwanegol arnoch, byddwn yn ceisio eich rhoi mewn cysylltiad â rhywun a all helpu.

Gallwch hefyd ddefnyddio’r polisi pryderon a chwynion hwn os ydych chi dan 18 oed. Os bydd angen help arnoch, galwch siarad â rhywun ar Linell Gymorth Meic (ffonio 080880 23456, www.meiccymru.org ) neu gysylltu â Chomisiynydd Plant Cymru. Dyma’r manylion cyswllt:

Rhif Ffôn: 01492 523333

post@childcomwales.org.uk

Swyddfa Gogledd Cymru,
Penrhos Manor,
Oak Drive,
Bae Colwyn, LL29 7YW

Yr hyn yr ydym yn ei ddisgwyl gennych chi.

Mewn cyfnodau o helbul neu drallod, gall rhai pobl ymddwyn mewn ffordd sy’n groes i’w natur. Efallai fod yr amgylchiadau a arweiniodd at bryder neu gŵyn wedi peri gofid neu loes i chi. Nid ydym yn ystyried bod ymddygiad yn annerbyniol am fod rhywun yn egnïol neu’n benderfynol. Credwn fod gan bob achwynydd yr hawl i gael ei glywed, i gael ei ddeall ac i

gael ei barchu. Fodd bynnag, rydym yn credu hefyd fod gan ein staff ni’r un hawliau. Rydym, felly, yn disgwyl i chi fod yn gwrtais a moesgar yn eich ymwneud â ni. Ni fyddwn yn goddef ymddygiad ymosodol na sarhaus, gofynion afresymol na dyfalbarhad afresymol. Mae gennym bolisi ar wahân i reoli sefyllfaoedd lle’r ydym yn canfod bod rhywun yn gweithredu mewn ffordd annerbyniol.

Cysylltwch â thîm Byw'n Iach heddiw...

Os oes angen mwy o wybodaeth arnoch am ein cyfleusterau Byw'n Iach, pecynnau aelodaeth neu unrhyw beth arall yr ydym yn gynnig, mae croeso i chi gysylltu â ni heddiw.

Cyswllt